De R zit weer in de maand en dat betekent maar 1 ding… Griepseizoen! Je kent het wel: vorige week werd het woordje “griep” weer genoemd in het nieuws en deze week zijn er al 2 van jouw directe collega’s ziekgemeld.
De horror voor elke werkgever: want buiten dat het gemiddeld wel een weekje á anderhalf duurt voordat iemand weer back-in-business is, zijn er vaak meerder collega’s tegelijkertijd ziek en is er onrust over de doelstellingen, die nu lastiger behaald kunnen worden. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de kosten van al deze ziektedagen en extra werk wat zich opstapelt…
Griep (en tegenwoordig ook Covid) is helaas onvermijdelijk, dus helemaal voorkomen kunnen we het niet. Máár je kunt als werkgever wel een aantal voorzorgsmaatregelen treffen om deze periode zo goed mogelijk door te komen. Is jouw bedrijf al griep-bestendig? In deze blog deel ik 5 tips waarmee je aan de slag kunt.
Werkgever, wist je dat: 1 verzuimdag al snel tussen de 300 en 500 euro kost?
“Wat kun je nog wel?“
De ene griep is de andere niet en sterker nog, veel mensen halen een flinke verkoudheid en griep vaak door de war. Écht griep heb je gemiddeld maar 1x in de 5 jaar, zoals we bijvoorbeeld in dit artikel van Scientias kunnen lezen. Dat valt best wel mee toch? Verkouden zijn we echter veel vaker, maar daar zijn we over het algemeen minder (lang) ziek van. Bij griep heb je doorgaans wel een volle week á anderhalf nodig voor herstel, maar van een verkoudheid herstellen we gelukkig vaak veel sneller.
Wat voor naam we er ook aan willen geven, herstel kan bij iedereen anders lopen. Daarom is het raadzaam om er dus niet zomaar vanuit te gaan dat iemand een week lang nodig heeft om te herstellen. Ga dan ook altijd met je collega in gesprek over hoe het herstel verloopt en wat diegene nog wél kan doen. Iemand kan zich al snel te ziek voelen om zich op te doffen en naar kantoor te komen, maar wellicht dat een paar uurtjes thuis werken wel prima gaat? Dat was ook 1 van de redenen tijdens de Coronacrisis, waarom het ziekteverzuim relatief laag was: werknemers die zich ziek voelde, voelde zich vaak nog wel goed genoeg om toch wat werk achter de laptop te verzetten.
Let daarbij wel op dat je collega niet te snel weer teveel hooi op de vork neemt, want dat kan herstel juist tegenwerken. Maar het staat je altijd vrij om dit te bespreken met je collega en zo samen te kijken naar wat er wel en niet kan.
Knoop een (verzuim)gesprekje aan
Heb jij een collega die zich al 3x ziek heeft gemeld met griep? Dan is de kans groot dat hier wat meer aan de hand is dan alleen een griepje. Er zijn natuurlijk altijd ’the lucky few’ onder ons die de griep meerdere keren achter elkaar te pakken hebben, maar dat zijn de uitzonderingen op de regel.
Vaker dan 3 keer in een jaar ziek zijn, valt voor de meeste werkgevers onder ‘frequent verzuim’ en we zien vaak dat er achterliggende redenen voor dit soort verzuim zijn, zoals bijvoorbeeld: verminderde motivatie, ontevredenheid over functie inhoud, relaties op de werkvloer en (werk)stress. Het woordje ‘werk’ staat hier expres tussen aanhalingstekens, omdat ook de privésituatie vaak meespeelt in het verzuimbeeld van een werknemer. Frequent verzuim kan ook een indicator zijn voor potentieel langdurig verzuim. Reden genoeg dus om juist dit verzuim goed in de gaten te houden.
Laat dit niet doorsudderen maar zorg dat het bespreekbaar wordt gemaakt. Niet om de werknemer te verwijten, maar wel om uit te diepen wat er aan de hand is en hoe jij je medewerker kunt ondersteunen om toekomstig verzuim zo veel mogelijk te voorkomen. (let daarbij natuurlijk wel op de restricties die je hebt als werkgever, met wat je wel en niet kunt vragen).
Filter onterecht verzuim
Helaas is het griepseizoen ook bij uitstek geschikt voor sommige medewerkers om ‘eens lekker ziek te zijn’, zonder dat ze écht ziek zijn. Want als iedereen in jouw team een weekje thuis is geweest met griep, dan mag jij dat ook toch? Gelukkig gaat het vaak maar om een klein groepje wat misbruik maakt van de situatie, maar het blijft een vervelende kwestie. Je kunt nou eenmaal niet zomaar alles vragen aan je medewerkers en het is dan ook lastig om onterecht verzuim aan te pakken. Wat je wel kunt doen is de drempel hoger maken voor deze vorm van verzuim en zo het meeste eruit filteren:
- Zorg voor een stevig verzuim beleid waarin regels omtrent verzuim zijn opgenomen en breng dit vervolgens ook regelmatig onder de aandacht bij je collega’s. Zet hier de ‘spelregels’ in voor ziekte, zoals regels voor de afhandeling van een ziekmelding. Maak ziekmelden bijvoorbeeld niet te makkelijk: zoals melden via Whatsapp, mail en dergelijke praktijken, maar verhoog de drempel door medewerkers altijd persoonlijk te laten bellen.
- Zoals al eerder genoemd: ga een verzuimgesprek aan met je medewerker bij vermoedens van onterecht verzuim. Een medewerker mag er namelijk best op gewezen worden dat verzuim een belangrijk onderwerp is binnen jouw organisatie en dat zowel de werkgevers áls de medewerker hier bepaalde verantwoordelijkheden in hebben.
- Maak van verzuim een gedeelde verantwoordelijkheid binnen jouw organisatie. Verzuim wordt meestal gezien als iets waar de medewerker zelf geen invloed op heeft: “het gebeurt gewoon, dat maakt toch niks uit, het verandert niets aan de gang van zaken”. Daarom kan het juist heel interessant zijn om ervoor te zorgen dat verzuim wél gezien gaat worden als iets waar jouw medewerkers verantwoordelijk voor zijn. Je kunt jouw medewerkers het gevoel geven dat ze hier zelf invloed op uit kunnen oefenen. Zodra er een gevoel van verantwoordelijkheid bij komt kijken, wordt er vaak bewuster mee omgegaan. Hier heb je veel verschillende methoden voor, dus kies er altijd 1 die goed past bij de visie en het beleid van jouw bedrijf.
En zo zijn er nog een heel stel maatregelen die je hiertegen kunt inzetten, zoals bijvoorbeeld het inschakelen van de bedrijfsarts, het meenemen van verzuim als onderdeel van de beoordelingen, huisbezoeken en zelfs ontslag.
Wees voorbereid op schommelingen
Een inkoppertje uiteraard: maar houd er rekening mee dat je in het hoogtepunt van het griepseizoen (januari & februari) te maken krijgt met schommelingen in je workforce. Probeer bijvoorbeeld het werk zo in te plannen dat het net onder de maximale capaciteit van je team valt, zodat er ruimte is voor uitval. Of probeer op zijn minst om niet boven de maximale capaciteit te plannen in deze periode. Denk bijvoorbeeld ook aan flexibele deadlines, aangepaste klantafspraken of uitstel van de start van nieuwe projecten voor deze twee maanden. Werk dat ingehaald moet worden maar waar eigenlijk geen tijd voor is, geeft de nodige extra stress, die vervolgens ook weer voor uitval kan zorgen. En dat willen we natuurlijk voorkomen.
Voorkomen is beter dan genezen
Bij veel bedrijven is het verzuimpreventiebeleid een ondergeschoven kindje, maar onterecht!! Want als je dit goed aanpakt, kun je bakken met geld besparen op je verzuimkosten. Er zijn talloze manieren om de mentale en fysieke gezondheid van je medewerkers te bevorderen, zonder dat het je veel hoeft te kosten. Én bespaart het je een hoop geld wanneer het verzuim binnen jouw bedrijf gereduceerd kan worden (1 verzuimdag kost al snel tussen de 300 en 500 euro!!). Zelfs tijdens zoiets hardnekkigs als het griepseizoen werpt een preventiebeleid al heel snel zijn vruchten af, want een gezonde werknemer loopt nou eenmaal minder kans dat griepje op te lopen of herstelt waarschijnlijk sneller wanneer hij/zij ziek wordt. Doe je bedrijf een groot plezier en investeer in een goed verzuimpreventiebeleid, wat past bij jouw werknemers en organisatie. Of ga zelf alvast aan de slag en maak kleine healthy veranderingen op de werkvloer: verwissel bijvoorbeeld eens die snoepjespot voor een fruitschaal, makkelijk toch?
Wil jij ook verzuim reduceren en besparen op ziektekosten? Kijk dan eens op tommyhr.com hoe we je hiermee kunnen helpen.
