Het einde van het jaar komt er alweer aan, en dat betekent dat het bijna tijd is om de vakantie-uren balans op te maken. Bij vakantiedagen maken we het onderscheid tussen ‘wettelijke en bovenwettelijke uren’: wettelijke uren zijn 4x het aantal contractuele uren per week (dus bij een fulltime job van 40uur p/w is dat 40×4=160 uur per jaar, oftewel 4 volle weken), alle uren of dagen die je daarbovenop geeft als werkgever zijn ‘bovenwettelijk’. Buiten dat het natuurlijk heerlijk is om af en toe een weekje in Spanje te bivakkeren, is de functie van deze dagen toch vooral om te zorgen dat iedereen mentaal gezond kan blijven.
Maar wat nou als je ziet dat er werknemers zijn die bijna geen vakantie opgenomen hebben? Bijvoorbeeld vanwege ziekte, zwangerschapsverlof, omdat er aan een groot project gewerkt is of vanwege het tekort aan personeel. Dit kan op termijn schadelijk zijn voor het welzijn van de werknemer én je hebt als werkgever ook nog te maken met het probleem van een onoverzichtelijke en almaar groeiende berg met vakantie uren (en overuren). Die opgespaarde berg vakantiedagen kunnen best wat uitdagingen opleveren: stel dat jij meerdere medewerkers hebt die genoeg uren op hun balans hebben om er rustig 3 maanden tussenuit te piepen, hoe ga je dat dan rondbreien met de planning en de hoeveelheid werk komend jaar? En wat nou als deze werknemer(s) binnenkort ontslag neemt, en jij met een enorme eindafrekening in je maag zit? En dan hebben we het nog niet eens over het potentiële risico van uitval door ziekte vanwege overbelasting.
Het dus raadzaam voor werkgevers om de regie, omtrent de vakantie uren opbouw, in handen te houden. Je kunt je werknemers nou eenmaal niet dwingen om vakantie op te nemen, of een maximum stellen aan het aantal mee-te-nemen dagen naar het volgende jaar, maar we hebben in deze blog een aantal tips over wat je dan wél kunt doen met een hoge uren balans.
1. Een feestdagen reminder: Rond de jaarwisseling is voor veel bedrijven een rustige tijd en mag de bezetting wat lager zijn dan normaal. Dit maakt het een prima moment om werknemers een kleine herinnering te sturen ter stimulans om wat extra dagen op te nemen. Vanaf het nieuwe jaar zullen de (wettelijke) vakantiedagen nog maar 6 maanden geldig zijn en ongebruikte dagen zullen komen te vervallen. Door er een reminder rond de feestdagen uit te sturen geef je jouw personeel genoeg tijd om te zorgen dat ze hun vakantie uren nog op kunnen maken voor de verval datum.
2. (Functionerings)gesprek: Het helemaal niet raar om een gesprek met jouw medewerker in te plannen om het over de uren balans te hebben, of dit onderwerp aan te kaarten tijdens het functioneringsgesprek. Als werkgever heb je namelijk een zorgplicht en iemand die te weinig vakantie opneemt is zeker zorgelijk, gezien de kans op langdurige uitval door ziekte hierdoor aanzienlijk stijgt. Die zorgen mogen uitgesproken worden en je kunt de werknemer met klem verzoeken om eens vakantie op te nemen. Ga er desnoods samen voor zitten om hier een planning voor te maken.
3. Overbruggingsdagen: Een bedrijf mag een aantal dagen per jaar aanstellen als vaste vrije dagen of ‘overbruggingsdagen’ waarop het gehele bedrijf sluit. De uren voor deze dagen worden van de balans van de werknemer afgeschreven. Dit wordt door veel bedrijven ingezet bijvoorbeeld tijdens de feestdagen in december en de vrijdag na Hemelvaartsdag. Houd er wel rekening mee dat je dit tijdig dient te communiceren (en voor moet leggen aan de OR indien van toepassing) en dit op laat nemen in het personeelshandboek.
4. Uitbetalen of ‘Cafetariamodel’: De wettelijke vakantiedagen mogen niet worden omgezet in een financiële vergoeding, zelfs niet wanneer deze komen te vervallen, maar dat geldt niet voor de bovenwettelijke dagen. Je mag een regeling treffen met je werknemers om de waarde van deze dagen op een andere manier te vergoeden. Je zou zelfs het “Cafetariamodel” kunnen hanteren voor het gehele bedrijf en alle medewerkers de keuze geven of ze dagen willen opnemen of liever een ander soort beloning willen.
5. Administratie: Zorg voor een goede administratie betreft vakantie uren en houd deze ook inzichtelijk voor de werknemer. Door deze administratie goed bij te houden, zorg je ervoor dat de uren tijdig komen te vervallen en zo voorkom je dat werknemers eindeloos door blijven sparen. Let er wel op dat je de verplichting hebt om medewerkers er tijdig van op de hoogte te stellen wanneer er dagen dreigen te vervallen, zodat iedereen de kans heeft om de uren op te nemen.
